La questione legata alla lettura da parte del datore di lavoro delle email aziendali del lavoratore è articolata in quanto si tratta trovare un equilibrio tra il diritto del datore di lavoro a tutelare la sua azienda ed il diritto alla riservatezza del lavoratore.
Effettuare un controllo è possibile ma con condizioni stabilite da leggi e sentenze: la disciplina fa riferimento all’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, la L. n. 300/1970, che distingue nettamente tra due strumenti: quello di controllo con le telecamere che richiedono un accordo sindacale o un’apposita autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro, e quelli di lavoro, come il computer con la casella email oppure lo smartphone.
C’è da differenziare tra la casella di posta elettronica aziendale che rappresenta uno strumento di lavoro con l’account di posta personale a cui il lavoratore accede tramite gli strumenti aziendali.
La posta aziendale a certe condizioni, può essere oggetto di controllo, la seconda è considerata un’estensione della sfera privata della persona, un vero e proprio “domicilio informatico” secondo quanto sostenuto dal Garante per la protezione dei dati personali.
Il controllo sulla posta elettronica aziendale è legale, se il datore di lavoro redige e comunica a tutti i dipendenti un disciplinare chiaro e dettagliato che specifichi gli elementi essenziali per rendere il lavoratore pienamente informato e consapevole sui controlli stessi.
L’azienda può effettuare dei controlli per garantire la sicurezza dei sistemi informatici e per verificare il corretto adempimento della prestazione, deve specificare i modi di utilizzo della posta elettronica con i comportamenti consentiti e quelli vietati e infine indicare le procedure con cui i controlli possono essere svolti.
In caso di un controllo effettuato in violazione delle regole la conseguenza è l’inutilizzabilità processuale delle prove raccolte: infatti qualora il datore di lavoro accede alle mail del dipendente senza una adeguata informativa, non potrà utilizzare le stesse informazioni per motivare una sanzione disciplinare o un licenziamento.
L’accesso del datore di lavoro a un account di posta elettronica privato è sempre vietato, anche se è stato consultato dal computer dell’ufficio: questa azione è illecita dal punto di vista della privacy, può essere considerato il reato di accesso abusivo al sistema informatico.
